İletişimde Uzakları Yakın Etmek

Alışıyoruz… Doğamız gereği neredeyse bir yıldır değişen koşullarımıza adapte oluyoruz. Ve işimizi yaparken artık görüntülü görüşme araçları ve telefonla iletişime eskisinden çok daha fazla değer veriyoruz. Elbette yüz yüze görüşmenin yerini tutmuyor böyle uzaklardan konuşmak; ama iletişim kurarken uzakları yakın etmek konusunda gittikçe de ustalaşıyoruz.

Madem konumuz uzaktan iletişim, öncelikle etkili iletişim konusunda çok temel bir bilgiyi paylaşarak başlayalım. California Üniversitesi Psikoloji Profesörlerinden Albert Mehrebian’ın 1970’lerin başlarında ortaya koyduğu bir araştırma sonucuna göre iletişimde beden dili %55, sesimizi kullanma şeklimiz ve tonlamalarımız %38, kullandığımız sözcükler ise %7 oranında etkiye sahip. Bu bilgiden yola çıkarak, tüm iletişim derslerinde ve kurumsal eğitimlerde yüz yüze iletişimin ve beden dilinin yarattığı etkinin bu teoriye bağlı olarak anlatıldığı bir dünyada yetiştik hepimiz.

Şimdi, yüz yüze iletişim adını verdiğimiz şey ya maskelerin ardından yüz yüze iletişim ya da görüntülü iletişim araçları ile yüz yüze bir araya gelmek haline dönüştü. Hatta maskelerin ardından iletişim kurarken çok daha fazla göz teması kurarak duygularımızı yansıtmaya başlamış olmak gibi bir iyi haber bile çıkartabiliriz çok da memnun olmadığımız bu yeni durumdan. Bunun yanı sıra, iş yaparken ağırlıklı olarak telefonla iletişimin tercih edilmeye başlandığı yönünde bulgular da oluşmaya başladı.

Bu durumda, yeni koşullarımızla iletişim kurarken hassasiyet göstermemiz gereken birkaç konudan bahsetmek yerinde olacaktır:

Telefonla aradığımız kişi konuşmak için uygun olmayabilir. O halde, kaliteli bir iletişim başlatmak arzusu taşıyorsak karşımızdaki kişinin konuşmak için uygun olup olmadığını sormak daha önemli hale geliyor. Hatta telefonla görüşmeye gereken önemi atfederek nitelikli bir görüşme için karşımızdaki kişiye uygun zamanlarını sormanın çok daha etkili olduğunu söyleyebiliriz. O halde, ulaşamadığımız kişileri peş peşe defalarca aramanın, telefon açıldığında direkt olarak konuya girmenin eskisi kadar hoş görülmediğini de düşünmekte fayda var. Unutmayalım ki, her birimiz artık eskisinden çok daha fazla telefon çağrısı alıyoruz.

Görüşmeye başlarken konunun ne olduğunu belirtmek artık daha büyük önem taşıyor. Böylece karşımızdaki kişiye bizimle yapacağı görüşmeyi ne şekilde önceliklendireceği konusunda karar hakkı sunmuş olacağız. Nitelikli bir iletişim için karşımızdaki kişinin de konuşmaya bizim kadar istekli olması gerekiyor.

Anlık mesajlaşma araçlarını kullanmak işe yarıyor. Yani bir kişiyi aramadan önce anlık mesajlaşma araçları ile hangi konuda görüşmek istediğimizi belirtmek daha hızlı temas kurmayı sağlayabiliyor. Aklımızda bulunsun!

Görüntülü görüşme araçlarını izin almadan kullanmamak gerekiyor. Karşımızdaki kişinin görüntü vermeye ne kadar uygun olup olmadığını bilmiyoruz çünkü. Görüntülü görüşmenin normalleşmesi ile birlikte özellikle telefon üzerinden görüntülü görüşmeleri direkt olarak başlatma eğilimi çoğalmış durumda. Ancak görüntülü görüşme, yüz yüze görüşmenin yerini aldığına göre çat kapı (!) yapmamaya eskisi kadar özen göstermekte fayda var.

Formal ve önceden programlanmış görüntülü toplantılarda görünmemiz (!) gerekiyor. Yani görüntülü görüşmenin olduğu bir toplantıya katılıp kameralarımızı açmıyor olmak olumlu karşılanan bir durum değil. Karşımızdaki kişiler “boşluğa konuşma” duygusundan hoşlanmıyor. Çünkü bu haliyle iletişim kurmaya çalıştığımızda diyalog kurmaktan ziyade monolog kurulduğu duygusu yaratmış oluyoruz. O halde, görsel olarak bu tür toplantılara hazırlıklı girmek ve görüntümüzü mutlaka yansıtmak en çok beklenen davranışların başını çekiyor.

Dinlemek eskisinden çok daha önemli. Çünkü yüz yüze iletişimden farklı olarak, kullandığımız iletişim platformları hep bir ağızdan konuşmaya izin vermiyor. Yeni iletişim ortamlarımızda dinlemeyi ve ne zaman söz alıp konuşacağını bilmek konusunda her birimizin kendisini yönetmeyi öğrenmesi gerekiyor.

Duygularımızı yansıtmak asıl mesele. Tam da bu yüzden beden dilinin etkisi %55 olarak tanımlanmış. O halde gerek görüntülü görüşmelerde gerekse telefon görüşmelerinde duygularımızı da düşüncelerimiz kadar yansıttığımızdan emin olmak gerekiyor. Konuştuğumuz konuyla ilgili memnun muyuz değil miyiz, mutabık mıyız değil miyiz, aklımızı karıştıran bir şey var mı yok mu gibi konularda karşımızdaki kişileri beslemeye devam etmemiz gerekiyor mesela.

Son olarak, herkesin hala bir özel hayatı ve özel alanı olduğunu unutmamak gerekiyor. Yani, daha kolaymış gibi görünen telefon aramalarını veya görüntülü toplantıları hangi saat dilimlerinde gerçekleştirmek istediğimizi bu unsuru unutmayarak gözden geçirmemizde fayda olacaktır. Kişilerin pandemiden dolayı evlerinde olması, konuşmak için her an uygun oldukları anlamını taşımıyor. O nedenle karşılıklı hoş görü ve empati ile gerçekten kaliteli bir iletişim için çaba harcamaya devam etmemiz gerekiyor.