Uzaktan Ekip Yönetmek Artık Hepimizi İlgilendiren Bir Konu

Uzak ekiplerin yönetimi, bir liderin hayatındaki bilinen zorluklardan birisi. Bugüne kadar, yalnızca liderlerin bir kısmını ilgilendiren bir konu Covid-19 ile artık hepimizin ortak gündemi. Her birimiz için artık en yakın ekiplerimiz dahi uzaktalar ve bu haliyle olumlu iş sonuçları almaya devam etmemiz gerekiyor.

Uzaktan ekip yönetiminin liderleri ne açıdan zorladığı araştırıldığında aşağıdaki sonuçlara ulaşılmış:

• Uzak ekiplerin işlere yeterince dahil edilememesi
• Lider ve çalışan arasında yeterli bağ kurulamaması
• Lider ve çalışan arasında yeterli güven ilişkisi olmaması
• Yapılacak işlere hakimiyet ve motivasyonun azalması
• Gündeme olan hakimiyetin azalması

Görüldüğü gibi, aşılması gereken birtakım zorluklar boy gösteriyor liderler ve ekipleri arasındaki mesafe uzayınca.

Daha önceki yazılarımızda bu konuya çeşitli açılardan değinmiştik ancak bir toparlama yapmak gerekirse, bugünden itibaren bir şeyleri farklı yapmaya başlayarak uzaktan ekip yönetmenin de son derece mümkün ve verimli olabileceğini görebiliriz:

• Açık, Net ve Anlaşılır Hedefler Koymak: Ekiplerimizden uzaktaysak, ne yapılması gerektiğinin bilindiğini varsaymak fazlaca iyimser bir yaklaşım olabiliyor. O nedenle ekiplerimize hangi anda neler yapılması gerektiğini açık, net ve anlaşılır biçimde iletmemiz gerekiyor. Böylelikle lider ve ekipleri arasındaki koordinasyon da en üst seviyeye ulaşabiliyor.
• Artık Herkes Uzak Ekip: İçinde bulunduğumuz olağanüstü koşullar nedeniyle artık ekiplerimizin tamamı uzakta ve bu durumda liderin tüm ekibi için aynı derecede ulaşılabilir olması büyük önem taşıyor. Artık birlikte yemek yediğimiz, kahve-çay içerek sohbet edebildiğimiz ekiplerimiz yok. Bu nedenle bu birlikteliği tüm ekiplerimizle farklı koşullar altında da olsa sürdürmemiz gerekiyor. Uzaktan iletişim kurmaya yarayan tüm araçları kullanarak ekiplerimiz için olabileceğimiz en kısa mesafede olmamız gerekiyor.
• Günlük İletişim: Daha önceki yazılarımızda, günlük açılış ve kapanış toplantıları yapmanın önemine değinmiştik. Tüm yayınlar düzenli olarak günlük iletişimde bulunmanın önemini hiç olmadığı kadar vurgulamaya başladı. O halde, ekip ruhunu da koruyabilmek amacıyla, ekiplerimizle gün açılışlarında ve kapanışlarında 10-15’er dakikalık toplantılar yapmaya ve birbirimizi sağlıklı bir şekilde bilgilendirmeye bir an önce başlamamız gerekiyor.
• Görüntülü Görüşmelerle Birebir Koçluk ve Mentörlük: Yaşadığımız bu zor günlerin etkisiyle aslında her birimiz daha kaygılı ve tedirginiz. Kimilerimiz sağlığından endişeliyken kimilerimiz iş sonuçlarından, kariyer planından veya iş güvencesinden yana olumsuz duygular içinde olabilir. Bir liderin en önemli sorumluluklarından biri ekip üyelerine kişisel olarak destek vermek her zaman söylediğimiz gibi. O nedenle mesafeleri mümkün olduğunca ortadan kaldıran görüntülü görüşme yöntemleriyle, her bir çalışanımıza onların gündemine odaklanarak birebir koçluk ve mentörlük yapmamız ve liderlik birikimimizi en üst seviyede ortaya koymamız gerekiyor.
• Güven Sorunlarını Ortadan Kaldırmak: Olağan koşullarda, uzak ekiplerle çalışmak çeşitli güven sorunlarını da beraberinde getiriyor. Liderlerin en büyük kaygısı “acaba gerektiği gibi çalışıyor mu?”, “ya işleri gerektiği gibi yapmıyorsa?” türünde iken, çalışanların kaygısı da “acaba bir şey kaçırıyor muyum?”, “yaptığım iyi şeyler yöneticim tarafından görülüyor mu?” türünde olabiliyor. Bu yeni ortamda, karşılıklı güven sorunlarını ortadan kaldırmanın başlıca iki yolu var: sürekli iletişim halinde olmak ve yapılacak işleri net bir şekilde tanımlayıp karşılıklı olarak takip etmek. Bu iki yaklaşım ile, güven konusunda yol almak aslında çok kolay.
• Yönetmeyi Kolaylaştırmak: Özellikle daha büyük ekiplere sahipsek, tüm çalışanların aynı derece konulara dahil edilmesi zorlaşabilmekte. O nedenle ekip içinde daha küçük ekipler yaratarak, kişileri farklı görev ve sorumluluklar konusunda eşleştirerek sorumluluğu paylaşma opsiyonumuzu deneyebiliriz. Eğer gerçekten gerekiyorsa oluşturduğumuz bu daha küçük ekiplere atadığımız temsilcilerle iletişim halinde olmak yönetim denetimini kolaylaştıracak ve tüm ekibin aynı derecede işe dahil hissetmesini sağlayacaktır.
• Misyon, Vizyon, Değerler, Görev Tanımları ve İş Sonuçları Konusunda Hizalanmak: Bu dönemde her birimiz, çalıştığımız kurumun/ekibin misyonu ve vizyonu, bu misyon ve vizyonu hayata geçirirken taşınması gereken değerler, bu misyon ve vizyonu hayata geçirebilmek için görev tanımlarımız ile oluşturulmuş olan iş bölümünü hatırlama ihtiyacı içindeyiz. O halde hem kendimiz hem de ekibimizdeki her bir birey için kurumumuz içerisindeki var oluş amacımızın ne olduğunu göz ardı etmeden beklenen iş sonuçlarını üretmeye en üst seviyede adanmamız gerekiyor.
• Sistem Altyapısını Hazırlamak: Çalışanlarımızın tüm uzaktan çalışma araçlarını olabildiğince kolay ve verimli şekilde kullanabilmesini sağlamak önemli diğer bir sorumluluk olarak çıkıyor karşımıza. Şirket içinde, bu konuda yapılması gereken ne varsa, liderler olarak kolları sıvayıp, ekiplerimizin gereksiz ek zorluklarla uğraşma yükünü onlardan almamız gerekir. Dosyalara erişememek, video görüşmelere bağlanamamak, teknik aksaklıklar nedeniyle gündemin dışında kalmak şu sıralar en son ihtiyacımız olan şey.
• Günlük Aktivitelerden Çok Hedeflere Odaklanmak: Uzaktaki ekipleri yönetirken anlık takip araçlarını kullanmaya çok fazla efor harcayan liderler olmak pek de işe yarayan bir şey değildir. Ekiplerimizin hangi saatte nerede kiminle ne yaptığından daha önemlisi, tanımlanmış olan hedeflerimize ulaşmak aslında. O nedenle, enerjimizi günlük-anlık aktivitelerin takibini yapmak yerine, ulaşılması gereken günlük/haftalık/aylık hedeflere odaklamak en doğrusu.
• Bir İş Yapış Rutini Oluşturmak: Yapacağımız toplantıların sıklığına ve içeriğine karar vermek, yapılacak günlük ve haftalık işlere karar vermek ve ekiplerimizle paylaşmak gibi bir yol izlememiz gerekiyor. Böylece iş yapış rutinimizi de tanımlayarak çalışanlarımıza daha açık bir şekilde yol göstermek mümkün olacaktır. Diğer yanda, planlı ve yapısal bir yaklaşım, özellikle şu sıralar bizi en çok rahatsız eden “belirsizlik” durumunu da ortadan kaldıracaktır.