Bilgi Sermayesini Oluşturmak ve Korumak

Günümüz kurumlarının üstesinden gelmeye çalıştığı sorunlardan birisi, kurumun bilgi sermayesini oluşturmak ve korumak. Kurumlarda çalışan bireylerin mesleki uzmanlık ve becerileri yeterli olsa dahi, şirketlerin kendi şartlarına göre bir iş yapış şekli oluşturması ve şirkete özel olan bu iş yapış şekillerini “iş sırrı” olarak elinde tutması gerekiyor.

Bu konunun bir sorun olarak öne çıkmasının başlıca nedeni, iş yapış şekillerinin çalışanlara bağlı halde kalması ve şirket veri tabanına bir şekilde aktarılmaması. Durum böyle olunca da işten ayrılmaların “bu işi nasıl yapacağız?” sorusunu gündeme getirdiğini görürüz.

Şirket veri tabanı demişken; şirket bilgi sermayesini korumanın ilk adımı, bir veri tabanı oluşturmaktan ve bunun için gerekli sistemsel altyapıya yatırım yapmaktan geçiyor. Elde edilen bilgilerin iş süreçlerine dönüştürülmesi ve şirket veri tabanına tüm ilgililerin ulaşabileceği şekilde aktarılması gerekiyor. Böylece, o işle gelecekte ilgilenmesi muhtemel her bir çalışanın da hangi adımları izleyerek doğru sonuçları alabileceği tanımlanmış oluyor.

Şirket veri tabanında olduğundan emin olunması gereken bilgiler elbette ki çok çeşitli.
Ancak ilk akla gelenlere bir göz atacak olursak;

• Müşteri bilgileri (tüm ayrıntıları ile)
• Müşterilerin satın alma yolculuğu sırasında geçtiği süreçler
• Müşteri şikayetleri, talepleri ve buna karşın yapılanlar
• Çevresel piyasa koşulları bazında alınan aksiyonlar ve sonuçları
• Tüm departman ve birimler bazında iş süreçleri
• Bu süreçlerle tanımlanmış acil durum tedbirleri
• Şirket Ar-Ge faaliyetlerinin çıktıları
• Çalışan bilgileri
• Çalışanların kariyer hareketleri
• Çalışanların gelişimi için gerçekleştirilen tüm faaliyetler
• Faaliyetler bazında elde edilen olumlu ve olumsuz örnekler
• Olumlu iş çıktıları için ihtiyaç duyulan bilgi, beceri ve yetkinlik seti vb…

Tahmin edersiniz ki; şirketin kendisine uygun olan sistem altyapısında bu bilgilerin tutulması ile şirket bilgi sermayesini oluşturmak arasında çok güçlü bir bağ var ve bunu başarmış olan şirketlerde bilgi, çalışanların işten ayrılması ile ortadan kaybolmuyor. Elbette ki çalışanlar bazında şirkete sağlanan katkılar değişkenlik gösteriyor ve işten ayrılmalar bilgi sermayesini korumak açısından pürüzler yaratabiliyor. Ancak herhangi bir işin tamamen bir kişinin varlığına bağlı olması sorunu bu yolla ortadan kaldırılmış oluyor.

Bilgi sermayesini oluşturmak ve tabir yerindeyse “bilgiyi şirketin malı” haline getirmenin ötesinde; korumak da önemli bir adım olarak karşımıza çıkıyor. Şirketlerin, sahip olduğu kendilerine özel iş yapış bilgilerini yani reçetelerini, mümkün olduğunca çoklayarak ve çalışanlarını geliştirerek yaygınlaştırması gerekiyor. Günün sonunda, “biz bu şirkette işimizi böyle yaparız ve olumlu iş sonuçları elde ederiz” demek mümkün hale geliyor ve çalışanlar değişse dahi kurumlar hayatlarına büyük kayıplar yaşamadan devam etme şansı buluyor.